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Lors de votre première connexion au portail administrateur, vous devrez réinitialiser le mot de passe qui a été enregistré lorsque vous avez été ajouté comme administrateur de la plateforme.
Cliquez sur l’avatar dans le coin supérieur droit, puis Connexion
Sur la page de connexion intitulée Connectez-vous à votre compte, cliquez sur Mot de passe oublié dans le bas à droite.
Entrez votre adresse courriel et cliquez sur Send me reset password instructions.
Accédez à vos courriels, et trouvez le courriel intitulé, Instructions pour changer le mot de passe.
Dans le courriel, cliquez sur Change my password.
Entrez votre nouveau mot de passe dans la fenêtre qui s'ouvre.
Retournez sur la plateforme transactionnelle, cliquez sur Connexion dans le menu déroulant de l'avatar en haut à droite de l'écran.
Connectez-vous avec votre adresse courriel ainsi que votre nouveau mot de passe.
Une fois connectés, retourner sur l'avatar dans le coin supérieur droit de l'écran, puis cliquez sur Admin dans le menu déroulant. Vous êtes maintenant dans votre portail administrateur.
Astuce
👉 Vous n'avez pas reçu de courriel de la part de Heyquip ?
Vérifiez tout d'abord votre dossier de courriels indésirables ou spam.
Si vous ne trouvez toujours pas le message de notre part avec un mot de passe à usage unique, contactez-nous à fdecelles@heyquip.com pour obtenir votre accès.
Lors de votre première connexion au portail client, vous devrez vous créer un compte et remplir vos informations personnelles ou les informations de votre entreprise dans la section Profil.
Accédez à la plateforme transactionnelle de votre centre de location et cliquez sur l'onglet Ouverture de compte client dans le haut de la fenêtre à gauche.
Dans la nouvelle page qui s'ouvre, cliquez sur Créer un compte dans le bas de la page.
Dans la nouvelle fenêtre qui s'ouvre, remplir les cases avec votre courriel puis votre mot de passe sécure. Cliquez sur S'inscrire.
Vous devrez retourner dans votre courriel pour confirmer votre adresse courriel.
Trouvez le courriel Instructions de confirmation.
Cliquez sur Confirm my account.
Vous serez maintenant connecté à votre portail client, vous pouvez enregistrer le lien dans vos favoris pour ne pas le perdre.
Astuce
Si vous avez reçu un courriel d'invitation de création de compte la part de votre centre de location. Suivez les étapes indiquées dans le courriel.
Si vous ne trouvez pas le courriel de confirmation d'adresse courriel, vérifiez tout d'abord votre dossier de courriels indésirables ou spam.
Si vous ne trouvez toujours pas le message, utilisez l’adresse indiquée dans la section “Contactez-nous” de leur site web pour les rejoindre.
Connectez-vous à votre compte administrateur pour configurer et gérer votre compte.
Vous devez activer votre compte en déposant vos informations bancaires pour la facturation des charges Heyquip.
La configuration de Stripe est essentielle pour que vos clients puissent transiger et effectuer des dépôts sur la plateforme.
Modifiez rapidement l’adresse, les heures d’ouverture ou d’autres informations essentielles de vos succursales en quelques clics.
Chez Heyquip, notre mission est de simplifier et d'automatiser les opérations des centres de location d'équipement, en vous aidant à améliorer votre efficacité, à réduire vos coûts et à offrir une expérience client exceptionnelle. Nous comprenons les défis auxquels vous êtes confrontés, tels que la gestion des réservations, des paiements, de l'inventaire, et la nécessité de vous démarquer face aux grandes entreprises de l'industrie
Ce guide a été conçu pour vous donner les outils nécessaires afin de tirer le meilleur parti de notre plateforme. Que vous soyez propriétaire, gestionnaire ou employé, nous savons que votre temps est précieux et que vos défis sont nombreux. Ce guide vous accompagne dans votre transition vers des opérations numériques simplifiées.
Ce guide vous permettra de :
Comprendre les fonctionnalités essentielles de Heyquip et leur utilisation pour gérer votre catalogue numérique et votre interface mobile.
Optimiser vos opérations grâce à l’automatisation des réservations, paiements et inventaire.
Offrir une meilleure expérience client avec des options de réservation et de paiement pratiques.
Former votre équipe efficacement grâce à des ressources adaptées.
Rester compétitif en suivant les tendances et meilleures pratiques de l’industrie.
Chez Heyquip, votre succès est notre priorité. Ce guide est une étape de notre partenariat pour transformer vos opérations, améliorer vos résultats, et atteindre vos objectifs.
Voici les étapes pour récupérer les clés d'API Stripe nécessaire pour mettre votre plateforme transactionnelle en marche.
Connectez-vous à votre portail admin Heyquip et suivez avant de récupérer vos clés d'API Stripe.
Connectez-vous à votre compte Stripe :
Ouvrez votre navigateur et rendez-vous sur.
Entrez votre adresse courriel et mot de passe, puis cliquez sur Se connecter.
Après connexion, vous arrivez sur le tableau de bord principal Stripe. Dans la barre latérale gauche, faites défiler jusqu’à la section “Developers”.
Cliquez sur Developers pour ouvrir le sous-menu.
Dans le sous-menu “Developers”, cliquez sur API keys.
Sur la page API keys, vous verrez deux types de clés :
"Publishable key" (Clé Publique) : commence souvent par pk_live_ ou pk_test_.
"Secret key" (Clé Secrète) : commence généralement par sk_live_ ou sk_test_.
Pour afficher la "Secret key", cliquez sur l’icône en forme d’œil ou sur le bouton Reveal key.
**NOTE : Pour des raisons de sécurité, Stripe vous permet de voir vos clés d’API une seule fois. Si vous souhaitez y accéder à nouveau, vous pouvez les copier dans un endroit sûr (mais uniquement si vous êtes certain que cet endroit soit bien sécurisé, sinon ce n’est pas recommandé).
Copiez votre "Secret key" (Clé Secrète) et "collez-la" dans la case prévue à cet effet dans votre portail admin.
Une fois révélée, la clé ressemble à sk_test_xxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxx
Pour afficher la "Publishable key", cliquez sur l’icône en forme d’œil ou sur le bouton Reveal key.
Copiez votre "Publishable key" (Clé Publique) et "collez-la" dans la case prévue à cet effet dans votre portail admin.
Une fois révélée, la clé ressemble à pk_test_xxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxx
Création de compte admin
Configuration de votre compte
Vos équipements, vos outils, vos réservations
Nous avons besoin d'un accès simple à votre compte Stripe pour que celui-ci s'intègre à votre site transactionnel et ainsi que vous puissiez recevoir des dépôts en ligne.
Vous devez vous créer un compte Stripe pour permettre à vos clients de transiger sur la plateforme transactionnelle d'Heyquip. Votre compte Stripe reçoit et gère les paiements fait en ligne à travers la plateforme puis, ceux-ci sont redirigés vers votre institution financière. Cliquez ici pour vous créer un compte Stripe. Vous aurez besoin de vos informations bancaires.
Accédez au portail administrateur.
(Besoin d’aide pour y accéder ? Cliquez ici)
Dans la barre latérale grise, allez à Réglages pour ouvrir la page des paramètres de votre compte Heyquip.
Faites défiler la page jusqu'à la section Configuration de l'API Stripe Modifier, puis cliquez sur Modifier.
Saisissez ou copiez les deux clés (publique et secrète) depuis votre compte Stripe dans les champs correspondants.
**NOTE : Cliquez ici pour savoir comment accéder aux clés d’API de votre compte Stripe.
Astuce
👉 Vous n'avez pas de compte Stripe?
Stripe est une solution de paiement en ligne reconnue pour sa sécurité et sa fiabilité. Elle permet à vos clients de payer en ligne via Heyquip et garantit que les paiements sont redirigés en toute sécurité vers votre compte bancaire.
Stripe agit donc comme un intermédiaire de confiance entre votre site transactionnel Heyquip et votre institution financière. Pour traiter les dépôts effectués en ligne de manière sécuritaire, nous avons besoin de deux clés de votre compte Stripe : la clé publique et la clé secrète.
Une fois votre compte administrateur créé, vous devez configurer votre compte Heyquip pour l'activer.
Accédez au portail administrateur.
(Besoin d’aide pour y accéder ? Cliquez ici)
Dans la barre latérale grise, allez à Réglages pour ouvrir la page des paramètres de votre compte Heyquip.
Faites défiler la page jusqu'en bas où vous verrez cinq les boutons noirs. Cliquez sur le bouton Configuration d'Heyquip.
Dans la fenêtre qui apparaît, entrez votre numéro de carte de crédit afin d'activer votre compte.
Note Nous utiliserons votre carte de crédit uniquement à des fins de facturation. Celle-ci sera débitée à la fin de chaque mois pour le montant des frais Heyquip applicables.
Référez-vous à la section Tarifs de notre site web pour mieux comprendre les frais liés à votre compte. Une facture détaillée vous sera également envoyée avec le résumé de vos frais mensuels. Pour toute question concernant les frais débités sur votre carte de crédit, contactez-nous à info@heyquip.com.
Une fois que vous avez configuré votre compte Heyquip, vous pouvez configurer vos succursales.
Accédez au portail administrateur.
(Besoin d’aide pour y accéder ? Cliquez ici)
Dans la barre latérale grise, allez à Réglages pour ouvrir la page des paramètres de votre compte Heyquip.
Faites défiler jusqu’en bas de la page où vous verrez cinq boutons noirs. Cliquez sur le bouton Succursales.
Une fois sur la page des succursales, double-cliquez sur la ligne de la succursale que vous souhaitez modifier.
Sur la page de la succursale, cliquez sur Modifier en bas de la page pour ajuster les informations suivantes :
Nom
Adresse
Courriel
Emplacement
Heures d’ouverture
N’oubliez pas d’enregistrer vos modifications après les avoir effectuées en cliquant sur Sauvegarder.
Astuce
Si vous désirez créer une nouvelle succursale, vous pouvez cliquer sur le + une fois que vous êtes sur la fenêtre des Succursales.
Accédez au portail administrateur.
(Besoin d’aide pour y accéder ? Cliquez ici)
Dans la barre latérale grise, allez à Compte clients. Vous arriverez sur la liste de vos comptes clients.
**NOTE : si vous n'avez jamais ajouté de comptes clients, la liste sera vide.
Cliquez sur l’icône de + à côté de Comptes clients.
Tapez l’adresse courriel, puis cliquez sur Envoyer l’invitation pour inviter votre client à se créer un compte pour transiger en ligne.
Astuce Vous ne pouvez pas créer un compte client pour votre client, il doit le faire par lui-même via le courriel d’invitation ou l'onglet Ouverture de compte sur votre site web. Voici le guide de création de compte client.
Gérer vos clients ne devrait jamais être compliqué. Avec Heyquip, toutes les informations essentielles sont à portée de main, que ce soit pour inviter un client à créer un compte, compléter un paiement ou retrouver une facture en quelques secondes.
Dans cette section, explorez comment Heyquip vous permet de centraliser et d’organiser les interactions avec vos clients, tout en assurant un accès rapide et une gestion sans tracas. Parce qu’une gestion fluide, c’est la clé d’un service client impeccable et d’une entreprise performante.
Enregistrez facilement les paiements au comptoir ou par téléphone tout en assurant une documentation précise pour vos registres comptables.
Accédez au portail administrateur.
(Besoin d’aide pour y accéder ? )
Dans la barre latérale grise, allez à Commandes. Vous arriverez sur la liste de vos commandes (locations).
**NOTE : si vous n'avez jamais transigé avec la plateforme, l'historique des commandes sera vide.
Utilisez la barre de recherche pour trouver la commande dont vous avez besoin.
Double-cliquez sur la ligne de la commande pour accéder à la fiche de la commande.
Cliquez sur Ajouter un paiement dans le coin en bas à droite de la fiche.
Tapez le montant du paiement
Tapez une explication (facultatif)
Choisissez un mode de paiement
Cliquez sur enregistrer pour enregistrer le paiement fait.
Astuce
Assurez-vous que toutes les informations du paiement sont exactes, y compris le montant et le mode de paiement. Ces données seront utilisées pour maintenir des registres comptables précis et éviter toute incohérence dans vos rapports financiers.
Ce guide est destiné à vous accompagner lors de la reconnexion à votre compte administrateur. Assurez-vous d’avoir déjà créé votre compte et d’avoir votre mot de passe à portée de main.
Accédez à votre site transactionnel
Accédez à l'icône d'avatar dans le coin supérieur droit de la fenêtre.
Dans la liste déroulante qui apparaît, cliquez sur Connexion.
Vous arriverez sur la page de connexion.
Entrez votre adresse courriel dans l'encadré prévu à cet effet.
Entrez votre mot de passe dans l'encadré prévu à cet effet.
Cliquez sur Connectez-vous à votre compte.
Vous serez maintenant connecté à votre compte, mais la page qui apparaîtra sera votre site transactionnel Heyquip. Pour accéder à votre portail administrateur, retourner sur l'avatar dans le coin supérieur droit de la fenêtre et cliquez sur Admin dans le menu déroulant.
Vous serez alors sur le portail administrateur de votre compte.
Astuce
Ceci est votre première connexion ?
Si vous ne vous êtes jamais connecté à votre compte en tant qu'administrateur, référez-vous à .
Dans la plateforme, il existe deux façons de changer le nom d'un équipement. Vous pouvez le changer directement dans le tableau d'inventaire ou le changer à partir de la fiche de l'équipement.
Accédez au portail administrateur.
(Besoin d’aide pour y accéder ?)
Dans la barre latérale grise, allez à Inventaire > Équipements. Vous arriverez sur la liste d'inventaire.
Utiliser barre de recherche pour trouver l’équipement que vous souhaitez modifier.
Tapez le nom de l'équipement dans la petite barre de recherche en haut du tableau.
Cliquez sur Enter.
Sélectionnez l'équipement que vous désirez modifier.
Double-cliquez directement sur la cellule contenant le nom (français ou anglais).
Modifiez le texte. Vos changements seront enregistrés automatiquement.
Astuces
Utilisez cette méthode pour des corrections rapides ou des mises à jour fréquentes.
Utilisez la barre de recherche en haut de la page pour trouver rapidement l’équipement concerné, surtout si vous gérez un inventaire volumineux.
Assurez-vous que le nom est clair et reflète bien l’équipement pour faciliter la recherche par vos clients.
Les photos sur le site web permettent de mettre vos équipements et outils en valeur, tout en aidant vos clients à visualiser facilement ce qu’ils louent.
Accédez au portail administrateur.
(Besoin d’aide pour y accéder ? )
Dans la barre latérale grise, allez à Inventaire > Équipements. Vous arriverez sur la liste d'inventaire.
Utilisez la barre de recherche pour trouver l’équipement pour lequel vous souhaitez ajouter une image.
Tapez le nom de l'équipement dans la petite barre de recherche en haut du tableau.
Cliquez sur Enter.
Sélectionnez l'équipement que vous désirez modifier.
Cliquez sur l’icône loupe à gauche de la ligne pour ouvrir la fiche de l’équipement.
Dans la section Informations de l’équipement, localisez le bouton Téléverser une image et cliquez dessus.
Une fenêtre s’ouvrira :
Parcourez vos fichiers pour sélectionner l’image souhaitée.
Cliquez sur Ouvrir pour téléverser l’image.
La nouvelle photo sera automatiquement sauvegardée et remplacera l’image précédente si applicable.
Astuce
Pour garantir une présentation professionnelle et uniforme sur le site web, utilisez des images de haute qualité avec un fond neutre et des dimensions cohérentes pour tous vos équipements.
Consulter ou télécharger une facture spécifique est simple et rapide. Accédez en quelques clics à tous les détails dont vous avez besoin pour assurer un suivi rigoureux de vos transactions.
Accédez au portail administrateur.
(Besoin d’aide pour y accéder ? )
Dans la barre latérale grise, allez à Commandes. Vous arriverez sur la liste de vos commandes (locations).
**NOTE : si vous n'avez jamais transigé avec la plateforme, l'historique des commandes sera vide.
Utilisez la barre de recherche pour trouver la commande dont vous avez besoin.
Double-cliquez sur la ligne de la commande pour accéder à la fiche de la commande.
Cliquez sur le bouton Télécharger la facture dans le milieu droit de la fiche.
Astuce
Vous pouvez imprimer ou enregistrer la facture dans vos dossiers tout en ayant l’assurance qu’elle restera accessible à tout moment sur la plateforme. La plateforme conserve toutes vos factures en un seul endroit sécurisé, ce qui vous permet de les retrouver facilement à tout moment.
La gestion du catalogue d’inventaire avec Heyquip est conçue pour être à la fois intuitive et efficace. Qu’il s’agisse de modifier les prix, de mettre à jour les descriptions ou d’ajouter de nouveaux équipements, Heyquip vous donne les outils nécessaires pour maintenir un inventaire organisé et optimisé, tout en simplifiant vos opérations quotidiennes.
Dans cette section, apprenez à gérer efficacement votre catalogue d'inventaire, incluant des tâches telles que changer les prix des équipements, modifier les noms, mettre à jour les photos et ajouter de nouveaux items.
Naviguez dans le portail administrateur pour exécuter des fonctions clés comme désactiver des équipements du site web, organiser les équipements en catégories et gérer les détails des fabricants. Avec des instructions étape par étape et des astuces utiles, rationalisez la gestion de votre inventaire pour assurer des listes précises et à jour, maximisant à la fois l'accessibilité et l'efficacité opérationnelle.
Dans la plateforme, il existe deux façons de changer les prix d'un équipement. Vous pouvez les changer directement dans le tableau d'inventaire ou les changer à partir de la fiche de l'équipement.
Accédez au portail administrateur.
(Besoin d’aide pour y accéder ? )
Dans la barre latérale grise, allez à Inventaire > Équipements. Vous arriverez sur la liste d'inventaire.
Utilisez la barre de recherche pour trouver l’équipement que vous souhaitez modifier.
Tapez le nom de l'équipement dans la petite barre de recherche en haut du tableau.
Cliquez sur Enter.
Sélectionnez l'équipement que vous désirez modifier.
Faites défiler le tableau d’inventaire vers la droite pour afficher les colonnes des prix.
Double-cliquez sur la cellule correspondant au prix que vous souhaitez modifier (ex. prix par jour ou semaine).
Entrez le nouveau montant en prenant soins d’utiliser les points et non les virgules pour indiquer les décimales.
Astuce
Utilisez la barre de recherche en haut de la page pour trouver rapidement l’équipement concerné, surtout si vous gérez un inventaire volumineux.
Assurez-vous que votre inventaire est le plus précis possible en ajoutant un modèle et un manufacturier à chaque équipement.
Accéder au portail administrateur.
(Besoin d’aide pour y accéder ?)
Dans la barre latérale grise, allez à Inventaire > Équipements. Vous arriverez sur la liste d'inventaire.
Utilisez la barre de recherche pour trouver l’équipement que vous souhaitez modifier.
Tapez le nom de l'équipement dans la petite barre de recherche en haut du tableau.
Cliquez sur Enter.
Sélectionnez l'équipement que vous désirez modifier.
Cliquez sur l’icône loupe à gauche de la ligne pour ouvrir la fiche détaillée de l’équipement.
Dans la section Informations de l’équipement, localisez les champs Manufacturier et Modèle.
Cliquez sur la boîte Manufacturier pour faire apparaître le menu déroulant et sélectionnez le bon manufacturier.
Cliquez dans la boîte de Modèle et tapez le code du modèle de l’équipement.
Astuce
Assurez-vous que les champs manufacturier et modèle aussi précis que possible. Cela permet à notre intelligence artificielle de créer des descriptions adaptées et nous permet d'associer des photos appropriées, mettant en valeur chaque outil et équipement tout en améliorant la présentation de votre inventaire en ligne.
Vous pouvez facilement ajouter de nouveaux items à vos équipements existants pour maintenir un inventaire précis et organisé.
Accéder au portail administrateur.
(Besoin d’aide pour y accéder ? )
Dans la barre latérale grise, allez à Inventaire > Équipements. Vous arriverez sur la liste d'inventaire.
Utilisez la barre de recherche pour trouver l’équipement que vous souhaitez modifier.
Tapez le nom de l'équipement dans la petite barre de recherche en haut du tableau.
Cliquez sur Enter.
Cliquez sur l'équipement que vous désirez modifier.
Dans la section Équipements à louer, cliquez sur le bouton Ajouter.
Dans la fenêtre qui s’ouvre :
Sélectionnez la succursale où sera localisé l’équipement.
Entrez un ID d’inventaire unique.
Si aucun ID n’existe, créez-en un basé sur la numérotation des autres outils ou machines similaires.
Entrez le numéro de série (facultatif).
Cliquez sur Créer. Le nouvel item sera ajouté automatiquement et activé sur le site web.
Astuce
Si vous ne voulez pas que l’item soit actif immédiatement, cliquez sur l’ID d’inventaire sous-ligné dans la liste des équipements à louer. Dans la section Info de l’équipement, décochez la case Activé pour le rendre inactif sur le site web (l’équipement ne sera donc pas disponible pour la location.
Vous pouvez gérer l’inventaire qui apparaît sur votre site web en quelques clics : il suffit d’activer ou de désactiver l'équipement selon leur disponibilité ou vos besoins opérationnels.
Accéder au portail administrateur.
(Besoin d’aide pour y accéder ? )
Dans la barre latérale grise, allez à Inventaire > Équipements. Vous arriverez sur la liste d'inventaire.
Utilisez la barre de recherche pour trouver l’équipement que vous souhaitez modifier.
Tapez le nom de l'équipement dans la petite barre de recherche en haut du tableau.
Cliquez sur Enter.
Sélectionnez l'équipement que vous désirez modifier.
Cliquez sur l’icône loupe à gauche de la ligne pour ouvrir la fiche détaillée de l’équipement.
Dans ans la section Disponibilité de l’équipement, décochez la case Activé.
Case bleue : L’équipement est actif.
Case grise : L’équipement est désactivé.
Astuce
Cette action ne supprime pas l’équipement de votre inventaire interne, ça le rend simplement indisponible pour la location.
Vous pouvez facilement ajouter des descriptions, fonctionnalités ou applications à vos équipements. Vous pouvez aussi sauver du temps en utilisant l'intelligence artificielle.
Accéder au portail administrateur.
(Besoin d’aide pour y accéder ? )
Dans la barre latérale grise, allez à Inventaire > Équipements. Vous arriverez sur la liste d'inventaire.
Utilisez la barre de recherche pour trouver l’équipement que vous souhaitez modifier.
Tapez le nom de l'équipement dans la petite barre de recherche en haut du tableau.
Cliquez sur Enter.
Sélectionnez l'équipement que vous désirez modifier.
Cliquez sur l’icône loupe à gauche de la ligne pour ouvrir la fiche détaillée de l’équipement.
Dans la section Informations de l’équipement, défilez l'écran pour localiser les champs :
Description (en), Description (fr) : Cliquez sur la case et tapez la description en français et en anglais.
Fonctionnalités (en), Fonctionnalités (fr) : Cliquez sur la case et tapez les fonctionnalités en français et en anglais.
Applications (en) et Applications (fr) : Cliquez sur la case et tapez les applications en français et en anglais.
Note
Vous pouvez générer des descriptions avec l'intelligence artificielle en utilisant le bouton Améliorer avec l’IA dans le coin droit de la section Informations de l’équipement. Il est important qu’il y ait un manufacturier et un modèle pour que l’intelligence génère une description appropriée pour l’équipement.
Ajouter un équipement à votre inventaire est rapide et facile avec Heyquip, la plateforme simplifie chaque étape et automatise tout.
Accéder au portail administrateur.
(Besoin d’aide pour y accéder ? )
Dans la barre latérale grise, allez à Inventaire > Équipements. Vous arriverez sur la liste d'inventaire.
Cliquez sur le bouton Ajouter dans le coin droit de la fenêtre.
Dans le fenêtre qui s'ouvre :
Tapez le nom en anglais, en français ainsi que le manufacturier et le modèle.
Cliquer sur Créer pour sauvegarder le nouvel équipement.
Vous arrivez ensuite sur la fiche de l’équipement. Pour compléter son enregistrement, compléter l’information nécessaire
Ajouter une photo
Mettre dans une catégorie
Indiquer les prix qui s’appliquent
Ajouter de l’inventaire dans cet équipement
Dans la section Équipements à louer, cliquez sur Ajouter
Tapez le numéro d’inventaire
Tapez le numéro de série (facultatif)
Cliquez sur créer pour ajouter de l’inventaire dans cet équipement.
Astuce
L’équipement sera automatiquement activé sur le site web, si vous ne voulez pas qu’il soit activé, cliquez sur le carré bleu dans la section Disponibilité de l’équipement dans la fiche.
La gestion de votre liste d’inventaire est simplifiée avec Heyquip, vous pouvez supprimer des équipements qui n'ont jamais été loués.
Accéder au portail administrateur.
(Besoin d’aide pour y accéder ? )
Dans la barre latérale grise, allez à Inventaire > Équipements. Vous arriverez sur la liste d'inventaire.
Utilisez la barre de recherche pour trouver l’équipement que vous souhaitez modifier.
Tapez le nom de l'équipement dans la petite barre de recherche en haut du tableau.
Cliquez sur Enter.
Sélectionnez l'équipement que vous désirez modifier.
Cliquez sur l’icône loupe à gauche de la ligne pour ouvrir la fiche détaillée de l’équipement.
Dans la section Équipements à louer, cliquez sur le numéro d’inventaire et supprimer chaque élément dans l’inventaire de cet équipement.
Désactivez l’élément en cliquant sur le bouton bleu dans le haut de la section Info de l’équipement de magasin.
Le bouton Supprimer l’équipement du magasin apparaîtra dans le coin en bas à droite de la fiche, cliquez dessus.
Une fois tous les éléments de l’inventaire de cet équipement supprimé, le bouton Supprimer l’équipement apparaîtra dans le coin en bas à droite de la fiche, cliquez dessus.
**NOTE : Cette action supprime de façon permanente l’équipement et son inventaire, cette action est IRRÉVERSIBLE.
Astuce
Cette fonctionnalité est uniquement accessible pour les équipements qui n’ont jamais été loués. Cela s’explique par le fait que la suppression d’un équipement efface également tout l’historique transactionnel associé. Pour préserver l’intégrité de vos données, il est recommandé de désactiver un équipement si vous ne souhaitez plus qu’il soit disponible à la location.
Consultez facilement le calendrier de disponibilité d’un équipement pour planifier vos réservations en quelques clics.
Accéder au portail administrateur.
(Besoin d’aide pour y accéder ? )
Dans la barre latérale grise, allez à Inventaire > Équipements. Vous arriverez sur la liste d'inventaire.
Utilisez la barre de recherche pour trouver l’équipement que vous souhaitez modifier.
Tapez le nom de l'équipement dans la petite barre de recherche en haut du tableau.
Cliquez sur Enter.
Sélectionnez l'équipement que vous désirez modifier.
Cliquez sur l’icône loupe à gauche de la ligne pour ouvrir la fiche détaillée de l’équipement.
Dans l’encadré Disponibilité de l’équipement, cliquez sur l’icône de calendrier dans le haut à droite.
Sélectionnez la succursale désirée, puis, utilisez les flèches pour faire défiler le calendrier.
Faites le X dans le coin à droite une fois que vous avez terminé avec le calendrier.
Vous pouvez facilement gérer vos catégories, sous-catégories et groupes via la section Catégories de votre portail administrateur.
Accéder au portail administrateur.
(Besoin d’aide pour y accéder ? Cliquez ici)
Dans la barre latérale grise, allez à Inventaire > Catégories. Vous arriverez sur la liste d'inventaire.
Pour ajouter une catégorie ;
Cliquez sur le bouton " + " à côté de " Catégories ".
Dans la fenêtre qui s’ouvre ;
Tapez le nom de la nouvelle catégorie en français, Nom (fr).
Tapez le nom de la nouvelle catégorie en anglais, Nom (en).
Une fois que vous avez entré le nom en français et en anglais, vous arriverez sur la fiche de la catégorie.
Pour ajouter un équipement à une catégorie ;
Dans la section Équipement de la fiche de la catégorie, cliquez sur Ajouter un équipement.
Inscrivez le nom en anglais et en français pour le nouvel équipement.
Choisissez le manufacturier (facultatif).
Inscrivez le numéro de modèle de l’équipement (facultatif).
Cliquez sur créer pour créer l’équipement.
**NOTES : Vous devrez ajouter de l'inventaire à votre équipement pour que celui-ci soit disponible sur le site web. Voici comment vous y prendre.
Cette fonction crée un nouvel équipement dans l’inventaire. Si vous désirez ajouter un équipement existant à une catégorie, vous devez accéder à la fiche de l’équipement. Référez-vous à l'étape 11 pour savoir comment faire.
Pour ajouter une sous-catégorie associée ;
Dans la fiche de la catégorie, trouvez le bouton Ajouter une sous-catégorie dans la section Sous-catégories.
Pour ajouter un équipement à une sous-catégorie associée ;
Dans la section Équipement de la fiche de la sous-catégorie, cliquez sur Ajouter un équipement.
Inscrivez le nom en anglais et en français pour le nouvel équipement.
Choisissez le manufacturier (facultatif).
Inscrivez le numéro de modèle de l’équipement (facultatif).
Cliquez sur créer pour créer l’équipement.
**NOTES : Vous devrez ajouter de l'inventaire à votre équipement pour que celui-ci soit disponible sur le site web. Voici comment vous y prendre.
Cette fonction crée un nouvel équipement dans l’inventaire. Si vous désirez ajouter un équipement existant à une catégorie, vous devez accéder à la fiche de l’équipement. Référez-vous à l'étape 11 pour savoir comment faire.
Pour supprimer une catégorie ;
Accédez à la fiche de la catégorie.
Référez-vous à la section Sous-catégories, si vous avez des sous-catégories associées.
Cliquez sur le nom de la sous-catégorie, vous êtes maintenant sur la fiche de la catégorie.
Dans la section du haut de la fiche, cliquez sur Déplacer à la racine. Ceci va délier cette sous-catégorie pour que vous puissiez supprimer la catégorie.
Référez-vous à la section groupes, si vous avez des groupes associés ;
Cliquez sur le nom du groupe, vous êtes désormais sur la fiche du groupe.
Dans la section du haut de la fiche, cliquez sur Déplacer à la racine. Ceci va délier ce groupe pour que vous puissiez supprimer la catégorie.
Référez-vous à la section équipements, si vous avez des équipements associés.
Cliquez sur le nom de l'équipement, vous êtes désormais sur la fiche de l'équipement.
Dans la section catégorie de la fiche, cliquez sur Enlever de la catégorie. Ceci va délier l'équipement de la catégorie, pour que vous puissiez la supprimer. N'oubliez pas de reclasser cet équipement dans une autre catégorie.
Retournez dans la fiche de la catégorie, localisez le bouton Remove category, situé dans le bas à droite de l’écran.
**NOTE : Il est important de prendre note que cette action supprime la catégorie à jamais. Cette action est irréversible.
Pour supprimer une sous-catégorie associée ;
Accédez à la fiche de la sous-catégorie,
Référez-vous à la section Sous-catégories et vérifier si vous avez des sous-catégories associées. Si oui ;
Cliquez sur le nom de la sous-catégorie, vous êtes maintenant sur la fiche de la catégorie.
Dans la section du haut de la fiche, cliquez sur Déplacer à la racine. Ceci va délier cette sous-catégorie pour que vous puissiez supprimer la catégorie.
Référez-vous à la section groupes et vérifier si vous avez des groupes associés. Si oui ;
Cliquez sur le nom du groupe, vous êtes désormais sur la fiche du groupe.
Dans la section du haut de la fiche, cliquez sur Déplacer à la racine. Ceci va délier ce groupe pour que vous puissiez supprimer la sous-catégorie.
Référez-vous à la section équipements et vérifier si vous avez des équipements associés. Si oui ;
Cliquez sur le nom de l'équipement. Vous êtes maintenant sur la fiche de l'équipement.
Dans la section catégorie de la fiche, cliquez sur Enlever de la catégorie. Ceci va délier l'équipement de la sous-catégorie, pour que vous puissiez la supprimer. N'oubliez pas de reclasser cet équipement dans une autre sous-catégorie ou catégorie.
Retournez dans la fiche de la sous-catégorie, localisez le bouton Remove category, situé dans le bas à droite de l’écran.
**NOTE : Il est important de prendre note que cette action supprime la sous-catégorie à jamais. Cette action est irréversible.
Pour modifier une sous-catégorie associée
Cliquez sur la catégorie que vous désirez modifier dans la section Sous-catégories.
Une fois dans la fiche de la sous-catégorie affichée, localisez les champs Nom (fr) et Nom (en).
Cliquez sur le nom dans chaque langue et tapez le nouveau nom. Les nouveaux noms seront automatiquement sauvegardés dans la plateforme.
Pour ajouter une sous-catégorie à un équipement existant
Dans la section Catégorie (située au milieu gauche de la fiche), cliquez sur Modifier ou Ajouter.
Une liste de catégories et sous-catégories apparaîtra :
Sélectionnez la catégorie ou sous-catégorie appropriée pour l’équipement.
Cliquez sur Select en bas de la liste pour enregistrer votre choix. L’équipement sera désormais associé à cette catégorie ou sous-catégorie.
Astuces
Changer l'ordre des catégories sur le site web:
Accédez à la liste de caétgorie qui est dans la section, Inventaire > Catégories. Utilisez les flèches qui pointe vers le haut et le bas, faites monter ou descendre les catégories. L’ordre de cette liste de catégorie reflète l’ordre des catégories sur le site web.
Ceci vous permet de mettre des équipements de l'avant sur votre site web.
Chez Heyquip, nous savons que chaque réservation compte et que chaque minute passée à gérer manuellement des commandes peut être mieux investie ailleurs. C’est pourquoi notre plateforme vous permet de simplifier vos opérations en créant, modifiant et suivant vos commandes.
Dans cette section, découvrez comment Heyquip vous aide à organiser vos réservations, éviter les conflits d’inventaire et garder le contrôle sur vos opérations. Parce qu’un système bien rodé, c’est plus de temps pour vos clients et plus d’énergie pour faire grandir votre entreprise.
Il est possible de créer une réservation pour un client qui se présente au comptoir ou qui désire faire une réservation au téléphone.
Accédez au portail administrateur.
(Besoin d’aide pour y accéder ? )
Dans la barre latérale grise, allez à Commandes. Vous arriverez sur la liste des commandes.
Cliquez sur le bouton Ajouter dans le coin droit de la fenêtre.
Dans la fenêtre qui s’ouvre :
Tapez l’information que vous avez sur le client
Nom
Prénom
Adresse courriel
Téléphone
Compagnie (facultatif)
Cliquez sur Sauvegarder
Vous arriverez sur la fiche de commande, cliquer sur + Location ou + Achat pour ajouter de l’équipement à louer ou à vendre à la commande.
Une fois sur la fenêtre Ajouter un équipement à la commande
Tapez le nom de l’équipement.
Sélectionnez la succursale
Sélectionnez une date de début et de fin.
Une liste d’équipement apparaîtra, il est important de sélectionner un équipement pour lequel la case de date de début et de fin est verte.
Une fois l’équipement sélectionné, cliquez sur Ajouter à la commande. L’équipement sera désormais dans la commande et ne sera plus disponible en inventaire pour la location.
Astuce
Lors de la création d’une commande, assurez-vous de bien sélectionner les équipements disponibles (indiqués en vert) pour éviter tout conflit d’inventaire et garantir une expérience client fluide.
Il est possible de voir vos réservations dans un calendrier. Vous pouvez cibler des périodes de temps spécifiques, ou créer des vues selon vos préférences.
Accéder au portail administrateur.
(Besoin d’aide pour y accéder ? )
Dans la barre latérale grise, allez à Calendrier. Vous arriverez sur un calendrier qui contient toutes les réservations en cours.
Une réservation en cours est une location qui n'a pas été retournée par le client.
Vous pouvez choisir les vues que vous préférez
Par jour
Par semaine
Par mois
Cliquez simplement sur les encadrés blancs dans le coin supérieur droit de la fenêtre.
Vous pouvez faire défiler le calendrier avec les flèches qui se situent dans le coin supérieur droit de la fenêtre.
Si un client crée une réservation, puis désire y ajouter des éléments, vous pouvez ajouter l'équipement à la réservation directement sur le portail administrateur dans la section commandes.
Accédez au portail administrateur.
(Besoin d’aide pour y accéder ? )
Dans la barre latérale grise, allez à Commandes. Vous arriverez sur la liste des commandes.
Utilisez la barre de recherche pour trouver la commande dont vous avez besoin.
Double-cliquez sur la ligne de la commande pour accéder à la fiche de la commande.
Une fois sur la fiche de commande, cliquer sur + Location ou + Achat pour ajouter de l’équipement à louer ou à vendre à la commande.
Une fois sur la fenêtre Ajouter un équipement à la commande
Tapez le nom de l’équipement.
Sélectionnez la succursale
Sélectionnez une date de début et de fin.
Une liste d’équipement apparaîtra, il est important de sélectionner un équipement pour lequel la case de date de début et de fin est verte.
Une fois l’équipement sélectionné, cliquez sur Ajouter à la commande. L’équipement sera désormais dans la commande.
Astuce
Lors de la création d’une commande, assurez-vous de bien sélectionner les équipements disponibles (indiqués en vert) pour éviter tout conflit d’inventaire et garantir une expérience client fluide.
Vous pouvez facilement avoir une vue d'ensemble sur vos locations en cours via la section Tâches de votre portail administrateur. Suivez vos locations, où elles sont rendues.
Accéder au portail administrateur.
(Besoin d’aide pour y accéder ? )
Dans la barre latérale grise, allez à Tâches > À traiter. Vous arriverez sur la liste des réservations à traiter
Les tâches À traiter, sont les réservations que vous devez accepter.
Les tâches À préparer sont les locations qui ont été approuvés qui doivent maintenant être préparés pour la livraison ou la cueillette.
Les tâches Prêt pour la cueillette sont les locations qui sont prêtes pour la cueillette par le client.
Les tâches Prêt à être livré sont les locations qui sont prêtes pour la livraison au client.
Les tâches Ramassé sont les locations qui sont prêtes à la livraison au client.
Les tâches Livré sont les locations qui ont été livrés au client.
Les tâches Prêt pour retour sont les locations qui sont prêtes à être retournées.
Astuces
Vous pouvez avoir une vue complète de toutes les transactions, lorsque vous cliquez sur le mot Tâches.
Vous pouvez utiliser la barre de recherche pour retrouver les réservations que vous cherchez.
Indiquez à vos clients que vous approuvez leurs réservations d'équipements de façon automatisée.
Accéder au portail administrateur.
(Besoin d’aide pour y accéder ? )
Dans la barre latérale grise, allez à la section Tâches > À traiter. Vous arriverez sur le tableau des tâches à traiter.
Une tâche À traiter correspond à une demande de réservation d’équipement qui nécessite votre validation pour être officiellement confirmée auprès du client.
Utilisez la liste déroulante des périodes pour trouver la tâche souhaitée.
Cliquez sur Toutes les périodes, puis sélectionnez la période appropriée
Avant aujourd’hui
Aujourd’hui
Demain
Cette semaine
Dans le futur
Faites défiler la liste pour repérer la tâche que vous désirez confirmer.
Double-cliquez sur la tâche pour afficher sa fiche complète. Dans la section centrale, intitulée À traiter, cliquez sur le bouton noir Accepter pour confirmer la réservation avec le client.
Si vous cliquez sur Accepter, le client recevra un courriel de confirmation.
Si vous cliquez sur Rejeter, le client recevra un courriel qui lui indique que sa demande de réservation a été refusée. Pour émettre un remboursement, accéder au guide de remboursement. Cliquez ici.
Ajouter une description à un équipement
Faites progresser vos locations en changeant leur statut pour garder une vue d'ensemble claire de vos opérations à tout moment.
Accéder au portail administrateur.
(Besoin d’aide pour y accéder ? Cliquez ici)
Dans la barre latérale grise, allez à la section Tâches. Vous arriverez sur le tableau des tâches en cours.
Une tâche en cours est une location qui n'a pas été retournée par le client.
Utilisez la liste déroulante des périodes pour trouver la tâche souhaitée.
Cliquez sur Toutes les périodes, puis sélectionnez la période appropriée
Avant aujourd’hui
Aujourd’hui
Demain
Cette semaine
Dans le futur
Faites défiler la liste pour repérer la tâche que vous désirez modifier.
Double-cliquez sur la tâche pour afficher sa fiche complète. Dans la section centrale, intitulée selon le statut de la tâche, cliquez sur l’encadré noir correspondant à la prochaine étape. La tâche passera automatiquement à cette étape dans le tableau des tâches.
